Suchen Sie nach einer einfachen und sicheren Möglichkeit, Ihre sensiblen Daten in einem SharePoint-Ordner zu schützen? Der Passwortschutz ist eine effektive Möglichkeit, Ihre sensiblen Dateien und Dokumente vor unerwünschtem Zugriff zu schützen. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie einen SharePoint-Ordner mit einem Passwort schützen und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente sicher bleiben. Wir besprechen außerdem die Best Practices für die Erstellung und Verwaltung sicherer Passwörter für Ihre SharePoint-Ordner. Am Ende dieses Artikels verfügen Sie über alle Informationen, die Sie zum sicheren Passwortschutz Ihrer SharePoint-Ordner benötigen.
Schritte zum Passwortschutz eines SharePoint-Ordners:
- Melden Sie sich bei der SharePoint-Site an und öffnen Sie den Ordner, den Sie schützen möchten.
- Wählen Sie die Schaltfläche „Einstellungen“ (das Zahnradsymbol) und dann „Freigegeben für“.
- Wählen Sie die Registerkarte „Erweitert“ und wählen Sie „Berechtigungsvererbung stoppen“.
- Wählen Sie „Eindeutige Berechtigungen löschen“, um alle vorhandenen Berechtigungen zu entfernen.
- Wählen Sie „Berechtigungen erteilen“ und klicken Sie auf „Optionen anzeigen“.
- Wählen Sie „Daten zum neuen Benutzer eingeben“ und geben Sie den Namen des Benutzers oder der Gruppe ein, dem Sie Berechtigungen erteilen möchten.
- Wählen Sie die Art des Zugriffs aus, den Sie dem Benutzer gewähren möchten (z. B. Lesen, Mitwirken usw.).
- Wählen Sie „Erstellen“, um die Berechtigungen zu speichern.
Was ist ein passwortgeschützter Sharepoint-Ordner?
Ein passwortgeschützter Sharepoint-Ordner ist ein Ordner, der mit einem Passwort gesichert ist, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer darauf zugreifen können. Dieser Ordnertyp wird zum Speichern vertraulicher Informationen oder Dokumente verwendet, die nicht für die breite Öffentlichkeit zugänglich sein sollten. Es kann auch verwendet werden, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Personen Zugriff auf bestimmte Dateien oder Ordner haben.
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Passwortgeschützte Sharepoint-Ordner werden typischerweise in Geschäftsumgebungen verwendet, in denen Datensicherheit wichtig ist. Sie können auch in persönlichen Situationen verwendet werden, in denen eine Person bestimmte Dateien oder Dokumente privat halten möchte.
So schützen Sie einen Sharepoint-Ordner mit einem Passwort
Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto an.
Schritt 2: Wählen Sie den Ordner aus, den Sie mit einem Passwort schützen möchten.
Schritt 3: Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Verwalten“.
Schritt 4: Wählen Sie im Dropdown-Menü Berechtigungen aus.
Schritt 5: Wählen Sie im Menü „Berechtigungsstufe“ die Option „Benutzer hinzufügen“.
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Schritt 6: Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für den Benutzer ein, den Sie hinzufügen möchten.
Schritt 7: Klicken Sie auf Speichern, um den Benutzer und das Passwort zu speichern.
Schritt 8: Wählen Sie „Passwortschutz“ aus dem Menü „Berechtigungsstufe“.
Schritt 9: Geben Sie im Feld Passwort das gewünschte Passwort ein.
Schritt 10: Klicken Sie auf Speichern, um das Passwort zu speichern.
Vorteile des Passwortschutzes eines Sharepoint-Ordners
Der Passwortschutz eines Sharepoint-Ordners bietet mehrere Vorteile, wie zum Beispiel:
- Erhöhte Sicherheit: Der Passwortschutz eines Ordners stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die darin gespeicherten Informationen zugreifen können.
- Datenschutz: Indem Sie einen Ordner mit einem Passwort sichern, können Sie die darin gespeicherten Daten vor dem Zugriff unbefugter Benutzer schützen.
- Einfacher Zugriff: Durch ein Passwort können autorisierte Benutzer problemlos auf den Ordner zugreifen, ohne jedes Mal ein langes und kompliziertes Passwort eingeben zu müssen.
Abschluss
Der Passwortschutz eines Sharepoint-Ordners kann eine großartige Möglichkeit sein, die Sicherheit sensibler Daten und Dokumente zu erhöhen. Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen, können Sie schnell und einfach einen passwortgeschützten Ordner in Sharepoint erstellen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Sharepoint?
Sharepoint ist eine von Microsoft entwickelte webbasierte Plattform, die Unternehmen und Organisationen bei der Verwaltung ihrer Dateien und Dokumente unterstützen soll. Es bietet eine sichere und organisierte Möglichkeit, Dokumente und andere Inhalte zu speichern, zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Sharepoint bietet außerdem Funktionen wie Workflow-Management, Datenverwaltung und Berichterstellung.
Sharepoint wird von Unternehmen und Organisationen häufig für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Inhaltsverwaltung verwendet. Es kann für die Dokumentenfreigabe, Aufgabenverwaltung, Projektverwaltung und vieles mehr verwendet werden.
Wie schütze ich einen Sharepoint-Ordner mit einem Passwort?
Um einen Sharepoint-Ordner mit einem Passwort zu schützen, müssen Sie Berechtigungen auf Ordnerebene aktivieren. Gehen Sie dazu zu dem Ordner, den Sie mit einem Passwort schützen möchten, und wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Freigabe“ aus. Von dort aus können Sie Bearbeiten auswählen und dann das Kontrollkästchen „Anmeldung erforderlich“ aktivieren. Anschließend können Sie den Benutzernamen und das Passwort des Benutzers eingeben, vor dem Sie den Ordner schützen möchten.
Sobald Sie Berechtigungen auf Ordnerebene aktiviert haben, können Sie auch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen einrichten. Dazu gehören das Einrichten der Inhaltsgenehmigung, das Einrichten der Sicherheit auf Elementebene und das Einrichten des sicheren Zugriffs von externen Netzwerken. Alle diese Maßnahmen können dazu beitragen, dass der Inhalt eines Sharepoint-Ordners sicher ist und nur den Benutzern zugänglich ist, denen Sie Zugriff gewährt haben.
Wie gebe ich einen passwortgeschützten Ordner frei?
Sobald Sie einen Ordner in Sharepoint mit einem Passwort geschützt haben, können Sie ihn für andere Benutzer freigeben. Wählen Sie dazu den Ordner aus, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Freigeben“. Von dort aus können Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben, für den Sie den Ordner freigeben möchten. Der Benutzer erhält dann eine E-Mail mit einem Link zum Ordner.
Wenn der Benutzer auf den Link klickt, wird er aufgefordert, das Passwort einzugeben, das Sie beim Aktivieren der Berechtigungen auf Ordnerebene eingerichtet haben. Sobald sie das richtige Passwort eingegeben haben, können sie auf den Inhalt des Ordners zugreifen. Es ist wichtig zu beachten, dass der Benutzer den Inhalt des Ordners nur anzeigen und bearbeiten kann, wenn ihm die erforderlichen Berechtigungen erteilt wurden.
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Kann ich den Zugriff auf bestimmte Personen beschränken?
Ja, Sie können den Zugriff auf bestimmte Personen in einem passwortgeschützten Sharepoint-Ordner beschränken. Dazu müssen Sie für jeden Benutzer eindeutige Berechtigungen einrichten. Gehen Sie dazu zu dem Ordner, auf den Sie den Zugriff beschränken möchten, und wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Freigabe“ aus. Von dort aus können Sie „Bearbeiten“ und dann das Feld „Eindeutige Berechtigungen“ auswählen.
Sobald Sie eindeutige Berechtigungen aktiviert haben, können Sie Benutzer zum Ordner hinzufügen oder daraus entfernen. Sie können für jeden Benutzer auch unterschiedliche Zugriffsebenen festlegen, z. B. Anzeigen, Bearbeiten oder Vollzugriff. Durch die Einrichtung eindeutiger Berechtigungen können Sie sicherstellen, dass nur bestimmte Personen Zugriff auf den Inhalt des Ordners haben.
Wie entferne ich ein Passwort aus einem Sharepoint-Ordner?
Um ein Passwort aus einem Sharepoint-Ordner zu entfernen, müssen Sie die Berechtigungen auf Ordnerebene deaktivieren. Gehen Sie dazu zu dem Ordner, aus dem Sie das Passwort entfernen möchten, und wählen Sie im Menü „Einstellungen“ die Option „Freigabe“ aus. Von dort aus können Sie Bearbeiten auswählen und dann das Kontrollkästchen „Anmeldung erforderlich“ deaktivieren.
Sobald das Passwort entfernt wurde, ist der Ordner nicht mehr passwortgeschützt. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Ordner weiterhin für alle Benutzer sichtbar ist, denen Zugriff gewährt wurde. Wenn Sie den Zugriff auf den Ordner einschränken möchten, können Sie eindeutige Berechtigungen oder eine Sicherheit auf Elementebene einrichten.
Indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie einen Sharepoint-Ordner ganz einfach mit einem Passwort schützen. Dies hilft Ihnen, Ihre sensiblen Daten zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern. Es handelt sich um einen relativ einfachen Vorgang, der nicht viel technisches Fachwissen erfordert und schnell durchgeführt werden kann. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass Ihre Daten sicher aufbewahrt werden und Sie den Ordner dennoch mit anderen teilen können.
