So wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für freigegebene Postfächer in Office 365 an

Wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht, können Sie am besten eine Aufbewahrungsrichtlinie für freigegebene Postfächer in Office 365 anwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten ordnungsgemäß geschützt sind und Sie bei Bedarf immer darauf zugreifen können Zu. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Aufbewahrungsrichtlinie für freigegebene Postfächer einzurichten, aber das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass Sie die Optionen und ihre Funktionsweise verstehen. Eines der ersten Dinge, die Sie tun müssen, ist zu entscheiden, welche Art von Daten Sie aufbewahren möchten und wie lange. Es gibt zwei Haupttypen von Daten, die Sie aufbewahren können: Nachrichten und Elemente. Nachrichten sind die häufigste Art von Daten, die Menschen behalten möchten. Sie können Nachrichten für einen festgelegten Zeitraum oder für immer aufbewahren. Gegenstände sind seltener, aber sie können genauso wichtig sein. Elemente umfassen Dinge wie Kontaktlisten, Kalenderelemente und Aufgaben. Sie können Artikel für einen bestimmten Zeitraum oder für immer aufbewahren. Sobald Sie wissen, welche Art von Daten Sie aufbewahren möchten, müssen Sie entscheiden, wie lange Sie sie aufbewahren möchten. Es gibt drei Hauptoptionen: 1. Halten Sie für einen festgelegten Zeitraum 2. Für immer behalten 3. Nach einer festgelegten Zeit löschen Jede Option hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, daher müssen Sie sie sorgfältig abwägen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Sobald Sie wissen, welche Art von Daten Sie wie lange aufbewahren möchten, müssen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie einrichten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, aber das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass Sie die Optionen und ihre Funktionsweise verstehen. Eine der besten Möglichkeiten zum Einrichten einer Aufbewahrungsrichtlinie ist die Verwendung der integrierten Optionen in Office 365. Gehen Sie dazu zum Office 365 Admin Center und klicken Sie auf die Registerkarte „Compliance“. Dort sehen Sie eine Liste mit Compliance-Optionen. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Aufbewahrung“ und klicken Sie auf den Link „Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen“. Dadurch gelangen Sie zum Assistenten für Aufbewahrungsrichtlinien. Als erstes müssen Sie Ihrer Richtlinie einen Namen geben. Dann müssen Sie die Art der Daten auswählen, die Sie aufbewahren möchten, und für wie lange. Sie können die Richtlinie auch auf alle Benutzer oder nur auf bestimmte Benutzer anwenden. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Ihre Richtlinie wird nun auf alle von Ihnen ausgewählten Benutzer angewendet. Wenn Sie die Richtlinie nur auf bestimmte Benutzer anwenden möchten, können Sie dies tun, indem Sie im Office 365 Admin Center zur Registerkarte „Compliance“ gehen und auf den Link „Aufbewahrung“ klicken. Dort sehen Sie eine Liste aller erstellten Aufbewahrungsrichtlinien. Suchen Sie die Richtlinie, die Sie auf bestimmte Benutzer anwenden möchten, und klicken Sie auf den Link „Bearbeiten“. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Geltungsbereich“ und klicken Sie auf den Link „Benutzer hinzufügen“. Von dort aus können Sie die spezifischen Benutzer auswählen, auf die Sie die Richtlinie anwenden möchten. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Ihre Richtlinie wird nun auf die von Ihnen ausgewählten Benutzer angewendet.

Wenn du wissen willst wie man eine Aufbewahrungsrichtlinie für freigegebene Postfächer anwendet in Office 365, dann lesen Sie diesen Beitrag. Die Aufbewahrungsrichtlinie ist Speicher-Tag-Sammlung die bestimmen, wie Ordner und einzelne Elemente (wie E-Mail und Voicemail) gespeichert werden Allgemeines Postfach in Office 365, bevor sie archiviert oder endgültig gelöscht werden. Viele Unternehmen müssen den Inhalt ihrer Postfächer aus Compliance-Gründen proaktiv speichern. Aufbewahrungsrichtlinien helfen Ihnen, die mit dem Verlust von Informationen verbundenen Risiken zu bewältigen, die zu rechtlichen Komplikationen führen können.

So wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für freigegebene Postfächer in Office 365 an

Um eine Aufbewahrungsrichtlinie auf ein freigegebenes Postfach anzuwenden, müssen Sie Aufbewahrungstags und eine neue Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Tags an die Richtlinie anfügen und dann die Richtlinie auf das freigegebene Postfach anwenden.

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So können Sie Wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für freigegebene Postfächer in Office 365 an :

1. Melden Sie sich beim EAC an.
2. Erstellen Sie persönliche Aufbewahrungstags.
3. Erstellen Sie eine neue Aufbewahrungsrichtlinie.
4. Fügen Sie der Aufbewahrungsrichtlinie persönliche Tags hinzu.
5. Wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf das freigegebene Postfach an.

Sehen wir uns das im Detail an.

1] Melden Sie sich beim EAC an

Melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldeinformationen beim EAC (https://outlook.office365.com/ecp) an.

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Spitze: Verwenden Sie Ihren Browser im privaten/inkognito-Modus, um auf Ihr Exchange-Administratorkonto zuzugreifen. Dadurch wird verhindert, dass der Browser beim Navigieren auf der Website automatisch Ihre aktuellen Anmeldeinformationen auswählt.

2] Persönliche Speichertags erstellen

Das Aufbewahrungs-Tag kann eines der folgenden sein drei Typen :

1. Standard-Richtlinien-Tag (DPT) – Gilt automatisch für das gesamte Postfach.
2. Aufbewahrungsrichtlinien-Tag (RPT) - wird automatisch auf den Standardordner angewendet (Posteingang, Gesendet usw.) und
3. Mitarbeitertag – Von Benutzern manuell auf einzelne Elemente und Ordner angewendet.

Mithilfe eines persönlichen Tags können Sie eine Ausnahme für ein Standardrichtlinien-Tag oder ein Aufbewahrungsrichtlinien-Tag erstellen. Wenn das DPT zum Beispiel vorschreibt, dass alle Elemente nach 5 Jahren gelöscht werden sollen, können Sie eine Ausnahme für „Benachrichtigungen“ erstellen, die nach 7 Tagen mit einem persönlichen Tag gelöscht werden.

Befolgen Sie diese Anweisungen, um ein persönliches Tag zu erstellen:

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1. Drücken Sie Compliance-Management im linken Bereich der Exchange Admin Center-Systemsteuerung.
2. Dann klicken Sie auf Speicher-Tags Registerkarte oben auf der Seite.
3. Sie sehen eine Liste der vorhandenen Aufbewahrungstags. Drücken Sie auf plus (+) Symbol oben in dieser Liste.
4. Wählen von Benutzern auf Elemente und Ordner angewendet (privat) in der angezeigten Dropdown-Liste.
5. Betreten Name , Aktion halten, Und Haltbarkeit zum Einhängen Neues Tag, das von Benutzern auf Elemente und Ordner angewendet wird (persönlich) Fenster.
6. Klicke auf Halten Taste.

Auf ähnliche Weise können Sie zusätzliche Tags erstellen, die an Ihre Richtlinie für freigegebene Postfächer angehängt werden.

Lesen Sie auch: Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Office und Microsoft 365?

3] Erstellen Sie eine neue Aufbewahrungsrichtlinie

1. Gehe zu Aufbewahrungsrichtlinien Tab das oben auf der Seite „Compliance Management“ angezeigt wird. Sie sehen eine Liste der vorhandenen Richtlinien.
2. Klicke auf plus (+) Symbol, um eine neue Richtlinie zu erstellen.
3. Geben Sie das Passende ein Name für die Politik.
4. Fügen Sie der Richtlinie ein oder mehrere Tags hinzu (wie im nächsten Abschnitt beschrieben).
5. Klicke auf Halten Taste.

Lesen Sie auch: Installieren Sie die Gruppenrichtlinien-Verwaltungskonsole in Windows 11/10. .

4] Fügen Sie der Aufbewahrungsrichtlinie persönliche Tags hinzu.

1. Klicken Sie im Fenster Aufbewahrungsrichtlinie auf das Pluszeichen (+). Dies wird geöffnet Speicher-Tags auswählen ein Fenster, das eine Liste der verfügbaren Tags anzeigt.
2. Wählen Sie die von Ihnen erstellten persönlichen Tags aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen Taste.
3. Dann klicken Sie auf OK Taste.

5] Wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf das freigegebene Postfach an.

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1. Klicken Sie im linken Bereich Ihres Exchange-Administratorkontos auf Empfänger .
2. Dann klicken Sie auf allgemein oberste Registerkarte. Sie sehen eine Liste der vorhandenen allgemeine Postfächer .
3. Doppelklick in dem freigegebenen Postfach, auf das Sie die Richtlinie anwenden möchten.
4. Drücken Sie Mailbox-Funktionen auf der linken Tafel.
5. Wählen Sie über die Schaltfläche eine Richtlinie aus Aufbewahrungsrichtlinie fallen.
6. Klicke auf Halten Taste.

Anmerkungen:

1. Nur Administratoren können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen und auf freigegebene Postfächer in Office 365 anwenden.
2. Um Aufbewahrungsrichtlinien auf sie anzuwenden, müssen Sie mindestens 10 MB Daten in Ihren Postfächern haben.
3. Die Aufbewahrungsrichtlinie dauert normalerweise 7 Tage, bis sie wirksam wird.
4. Sie können ein oder mehrere Aufbewahrungstags erstellen, aber es kann jeweils nur eine Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach angewendet werden. Ordnen Sie daher alle Tags, die Sie auf ein Postfach anwenden möchten, einer einzelnen Aufbewahrungsrichtlinie zu.

Können wir eine Aufbewahrungsrichtlinie auf ein freigegebenes Postfach anwenden?

Ja. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie auf ein freigegebenes Postfach anwenden, indem Sie verwenden Mailbox-Funktionen Möglichkeit. Es kann durch Doppelklicken auf ein freigegebenes Postfach unter gefunden werden allgemein Tab ein Empfänger Abschnitt des EAC. Beachten Sie, dass jeweils nur eine Richtlinie auf ein Postfach angewendet werden kann. Sie müssen also alle erforderlichen Tags einer einzelnen Richtlinie zuordnen, die Sie auf das Postfach anwenden.

Wie ändere ich die standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie in Office 365?

Wie wende ich eine Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Office 365-Postfach an?

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie auf ein oder mehrere Postfächer in Office 365 anwenden. unter Verwendung des EAC . Um eine Aufbewahrungsrichtlinie auf ein einzelnes Postfach anzuwenden, gehen Sie zu Empfänger > Postfächer . Wählen Sie dann das gewünschte Postfach aus und klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten oberstes Symbol. Drücken Sie Briefkasten Besonderheiten links. Wählen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Halten Taste. Um eine Aufbewahrungsrichtlinie auf mehrere Postfächer anzuwenden, wählen Sie mehrere Postfächer mit aus Schicht oder Strg Taste. Wählen Sie dann aus Erweiterte Optionen > Aufbewahrungsrichtlinie > Aktualisieren . Wählen Sie dann die gewünschte Richtlinie in aus Massenweises Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie und klicken Sie auf Halten Taste.